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Tres consejos de autodisciplina para ser más productivo

¿Te ha sucedido que estás por escribir un correo importante y de repente se te antoja un jugo o un café y vas a la cafetería por ello? Regresas, y ahora sí, estás a punto de escribirlo, pero suena el timbre y tienes que salir a abrir la puerta, o quizás sonó el teléfono y no es precisamente una llamada del trabajo. Estos son algunos ejemplos de distractores potenciales que sabotearán tu autodisciplina. Seguramente has tenido retos de autodisciplina, sobretodo en este año, ya que las circunstancias mundiales nos han llevado a trabajar de manera remota y todo lo que sucede en tu entorno muchas veces no contribuye a que puedas concentrarte al máximo. 

Pero antes, comprendamos qué es la disciplina. La palabra proviene del latín disciplīna y ésta nos habla de la capacidad que tienen las personas de poner en práctica la voluntad, el orden y la constancia para la ejecución de alguna tarea, proyecto o actividad cotidiana.  Así que, para que puedas emplear la autodisciplina, te recomendamos los siguientes pasos: 

 

1. Define el propósito o el objetivo: 

Cada vez que  te subes a tu auto sabes a donde quieres llegar, conoces tu destino,  sabes cuánto tiempo tienes para poder estar allí, sabes qué rutas o caminos tomar, o bueno, si no conoces el camino pones el GPS. O acaso, ¿te subes a tu auto y comienzas a dar vueltas hasta que te acabas la gasolina?

Lo mismo sucede con tus proyectos, es importante que establezcas tu propósito u objetivo antes que nada. Este debe ser S.M.A.R.T.: específico, medible a corto, mediano y largo plazo, alcanzable, realista y en tiempo. Hacerlo te permitirá que dirijas tus acciones hacia aquello que quieras conseguir. Esto te aportará claridad para tomar una dirección y estrategias, marcará tu curso a seguir y te hará más comprometido con tu organización y contigo mismo. 

Recuerda que tus objetivos son como tu GPS, con ellos sabrás que rutas tomar

2. Haz una lista de tus prioridades

Piensa en que sería más importante para ti: ¿Hacer el guión de la campaña creativa del nuevo producto que se lanzará en una semana? o ¿cotizar para el evento de lanzamiento que se hará en tres semanas? Algunos de los aspectos importantes para poder priorizar podrían ser: 

  • Complejidad 
  • Tiempo de entrega 
  • Tamaño del proyecto a solucionar 
  • Nivel de energía mental a consumir 
  • Si tu tarea afectaría el trabajo de terceros 
  • Recursos disponibles para completar la tarea, entre otros

Cuando ya hayas establecido tus prioridades, asígnales tiempo, fecha y una ruta a seguir. Es aconsejable priorizar máximo tres tareas importantes, no hagas una lista interminable, eso provocará que te bloquees mentalmente. Cuando tengas tus tres tareas a priorizar con sus respectivas acciones, divide la lista de acciones en listas más pequeñas utilizando criterios objetivos. 

Ten en cuenta siempre qué tareas son importantes y urgentes: Las tareas importantes son aquellas que te dirigen a tu objetivo, pregúntate si aquello que estás haciendo realmente te está acercando a tu objetivo o propósito. Las tareas urgentes son las que debes entregar para una fecha límite próxima a vencer, es importante que te preguntes si debes hacer la tarea ya.

3. Desecha las excusas: 

Vive en el aquí y en el ahora, en tu presente, despierta tu conciencia. Identifica aquellas cosas que hacen que no avances, podrían ser tentaciones cotidianas como redes sociales o excesivo uso de WhatsApp, o podría ser el miedo al fracaso, muchas veces utilizado como excusa para posponer una tarea por ejemplo. Si te observas con detenimiento podrás saber cuales son esas debilidades y podrás hacer algo al respecto para eliminar esas excusas que no dejan que alcances tu objetivo.

 

La capacidad de autodisciplinarse requiere de la transformación de la disciplina en hábito, debes ser constante, es como un músculo que necesita ejercitarse.  Recuerda que la disciplina te da el poder para alcanzar tus objetivos y sueños. 

“Hay una fuerza motriz más poderosa que el vapor, la electricidad y la energía atómica: la voluntad.” Albert Einstein

 

Carolina Lantan

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Productividad

Ahorra tiempo y aumenta la productividad para los Facility Managers

El rol de Facility Management conlleva varios obstáculos, desafíos y oportunidades de la industria. Su objetivo es maximizar el tiempo invertido, mientras se genera el mejor nivel de productividad posible. 

Un estudio realizado en marzo de 2020, mostró que los 5 principales problemas que los Facility Managers consideran que son los más importantes en sus operaciones son:

  1. Salud 
  2. Mejora de imagen
  3. Mejora de productividad  e ineficiencias
  4. Seguridad
  5. Capacitaciones o entrenamientos al personal

Estas preocupaciones están presentes en todos los niveles gerenciales dentro de las empresas de Facility Management, y son importantes para abordar soluciones y estrategias de mejora. Muchas de estas preocupaciones se relacionan entre sí, en la búsqueda de soluciones para utilizar los mejores procesos de inducción, capacitación y cultivo de la cultura.

El lado positivo es que, dado que las preocupaciones son claras, pueden ayudar a establecer metas para administrar y mejorar los procesos en torno a la formación y activación de la organización. Todo comienza con la reducción del tiempo dedicado a la inducción, la capacitación y el desarrollo de la cultura. Pero, el primer paso para reducir el tiempo es establecer flujos que respalden los objetivos del Facility Manager y estén en línea con la visión de la empresa. ¡Analicemos cómo puedes hacer eso!

 

FLUJO DE INDUCCIÓN

Los Facility Managers buscan atraer, retener y desarrollar talento. Sin embargo, no es una sorpresa que algunos segmentos de Facility Management tengan altas tasas de rotación. Por ejemplo, la manufactura tiene una tasa de 37% de absentismo y rotación de empleados. Hay muchas cosas que deben abordarse para mejorar e involucrar a los empleados, y todo comienza con atraer talento a un proceso de inducción atractivo y cohesivo.

Los gerentes de Recursos Humanos ya consideran que la inducción es importante por muchas razones, como:

  • Integrar al nuevo colaborador rápidamente 
  • Inculcar una actitud positiva en el empleador
  • Aumentar del compromiso y felicidad
  • Brindar una experiencia positiva 

Sin embargo, la inducción posee muchos desafíos y preocupaciones que deben ser abordadas lo más pronto posible. Algunos de los principales desafíos que existen en la inducción según los gerentes de Recursos Humanos son: 

  • Buen monitoreo de los nuevos colaboradores
  • Enfoque y aplicación coherentes de la inducción en toda la organización
  • Claridad de responsabilidades durante el proceso
  • Medición del éxito y la eficacia del flujo de incorporación

Con todo este conocimiento a la mano, ¿por qué seguimos viendo a los gerentes teniendo problemas para atraer talento de calidad y con altas tasas de rotación? Esto se debe a la falta de inversión y desarrollo de un flujo de inducción completo y fluido. Los desafíos hacen que todo el proceso parezca abrumador.

Bueno, con algunas herramientas clave a la mano, se puede hacer de manera simple y obtener resultados duraderos. Estudios muestran que cuando una organización crea un proceso de inducción estandarizado, experimentan un 54% más de productividad en sus nuevas contrataciones.

¿Necesitas ayuda para crear tu flujo de inducción? Hemos escrito todos los pasos que debes seguir para lograr un flujo eficiente, fluido, estructurado y automatizado, asegurando que cada nuevo colaborador reciba la misma atención y cuidado antes, durante y después de que se incorporen a tu empresa. Encuentralos aquí.

CAPACITACIÓN Y APRENDIZAJE DE LOS COLABORADORES 

Crear una cultura empresarial basada en el aprendizaje y el desarrollo es importante para tener una ventaja competitiva, niveles más altos de productividad e intercambio de conocimiento en el lugar de trabajo. Es especialmente importante en Facility Management, abordar los altos niveles de falta de compromiso, específicamente en hospitalidad, que experimenta un 29% de alto nivel de falta de compromiso. Sin embargo, aunque una cultura de aprendizaje es importante e impactante, solo el 31% de las organizaciones han desarrollado entornos de aprendizaje bien equipados.

En Facility Management, el 96.3% de los gerentes ofrecen capacitaciones prácticas o en el trabajo a sus empleados, sin embargo, es posible que estén pasando por alto la efectividad de estas capacitaciones. Sin duda, hay formas de mejorar la experiencia de formación práctica adoptando el microaprendizaje. El microaprendizaje requiere de un menor nivel de atención y enfoque al aprender una nueva tarea, y permite que el colaborador esté listo en un menor tiempo para ser capaz de realizar sus tareas.

El microaprendizaje consiste en unidades de aprendizaje con 1-2 objetivos que proveen alrededor de 4-5 conclusiones clave en sesiones cortas, que generalmente duran menos de 15 minutos. Desarrollar un plan para comenzar a capacitar a tus empleados de esta manera puede aumentar la transferencia de conocimiento en un 17% y darle a los empleados la libertad de aprender cuando estén listos y donde sea que se encuentren. En general, dejar atrás los métodos tradicionales de capacitación les ahorra tiempo a los gerentes, porque saben que sus colaboradores estarán mejor equipados y un 50% más comprometidos con su trabajo.

El año del Coronavirus ha enfatizado lo importante que es educar y capacitar a los colaboradores en temas de salud y seguridad, una de las principales preocupaciones de los facility managers. Educar en este tema, ya sea sobre las nuevas regulaciones de seguridad en torno a contener el virus o aprender cómo funciona una nueva maquinaria, es fundamental para hacerlo bien. El microaprendizaje es la solución.

CULTIVANDO LA CULTURA

Cultivar la cultura organizacional puede llevar mucho tiempo, pero los beneficios son mucho mayores que el esfuerzo asignado. Crear una cultura empresarial consiste en convertir algo abstracto en un sentimiento compartido de vivir la misión y la visión de la empresa, mientras te sientes conectado con tu equipo. Un estudio mostró que el 46% de quienes buscan empleo consideran muy importante la cultura de la empresa al aplicar, y el 35% rechazaría un trabajo por una cultura empresarial desalineada. Una de las mejores formas de cultivar la cultura es brindar a los colaboradores una red para que se conecten entre sí y con la sus superiores.

Los líderes y gerentes cultivan una gran parte de la cultura de la empresa, sin embargo, esto también puede incluir a los colaboradores. Al brindarles una red para conectarse, relacionarse y compartir historias entre sí, cambia el flujo de conversación de solo arriba hacia abajo, a ambos sentidos.

Hay un gran poder en incorporar una aplicación comercial de elementos sociales al lugar de trabajo, y puede ayudar significativamente en el reclutamiento, el compromiso de los colaboradores, la comunicación, la creación de cultura, etc. SHRM compartió una lista de su estudio de cuántas ventajas posibles hay al aplicar las redes sociales en el contexto laboral:

  • Facilita la comunicación abierta, lo que conduce a una mejor transmisión de información.
  • Permite a los colaboradores discutir ideas, publicar noticias, hacer preguntas y compartir enlaces.
  • Brinda la oportunidad de ampliar los contactos comerciales.
  • Se dirige a una audiencia amplia, lo que la convierte en una herramienta de contratación útil y eficaz.
  • Mejora la reputación comercial y la base de clientes con un uso mínimo de publicidad.
  • Promueve la diversidad y la inclusión.
  • Amplía la investigación de mercado, implementa campañas de marketing, ofrece comunicaciones y dirige a las personas interesadas a sitios web específicos.

Las relaciones laborales moldean significativamente la forma en que nos sentimos y nuestro bienestar. En general, las conexiones sociales hacen que las personas sean más felices, más comprometidas y más productivas. Apoyar una red para que sus colaboradores se conecten los impactaría al aumentar la felicidad, reducir el estrés, aumentar el compromiso, crear una vida más saludable, crear un formato social, aumentar la celebración del éxito, conectar departamentos, fomentar la formación de equipos e inspirar positividad. Esto permite crear una cultura de trabajo más fuerte y conectada de afinidad y compromiso.

En general, la inducción, la capacitación y la creación de la cultura empresarial se pueden maximizar en tiempo y esfuerzo creando flujos de apoyo. Así es como puedes alcanzar el mayor nivel de productividad, sin dejar de ser fiel a los valores y la misión de la visión y misión de la empresa.

Actimo

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Productividad

4 cosas que las personas más productivas en el trabajo NO hacen

¿Alguna vez has sentido que te cuesta completar ciertas tareas? ¿O que tu productividad no está siendo aprovechada al máximo?

Ser altamente productivo es una habilidad que todos debemos aprender a dominar con la práctica.

Muchas veces, la mejor manera de mejorar tu productividad es identificando los hábitos que interfieren con ella y eliminarlos.

Sigue leyendo para descubrir 4 cosas que la gente más productiva eliminó de su día a día:

 

  1. Trabajar en maratones en lugar de sprints

Uno de los mayores obstáculos de la productividad es intentar trabajar en maratones. Supongamos que tienes una fecha límite para entregar un proyecto y que, según tus cálculos, lo terminas en 5 horas. El día de la entrega te propones apartar toda la mañana para trabajar en tu proyecto, piensas que tendrás tiempo de sobra.

El problema es que has entrado a una maratón y, en el mundo de la productividad, las maratones no traen buenas noticias. Lo más probable es que te rindas, lo pospongas, te distraigas, entregues un trabajo de mala calidad o lo abandones.

La buena noticia es que puedes evitar todos estos resultados trabajando en sprints.

Un sprint es un tiempo limitado para trabajo enfocado en una tarea específica.

Entonces, si tienes 5 horas asignadas para un mismo trabajo, puedes dividirlo en pequeños sprints de 45 minutos para tareas específicas.

También puedes utilizar la Técnica del Pomodoro, la cual consiste en dividir tus tareas en no más de 25 minutos cada una. Puedes leer un poco más sobre esta técnica aquí.

¡Ahora ya sabes! La próxima vez que tengas un proyecto importante, tómate un momento para dividirlo en pequeños sprints y verás cómo mejora tu productividad.

 

  1. Desmotivarse al recibir críticas

La retroalimentación es clave para fomentar una mejor comunicación y desempeño en cualquier equipo de trabajo.

La cultura de la retroalimentación continua ayuda a canalizar de forma correcta las expectativas de los líderes, colaboradores y de la empresa. Asimismo, sirve para detectar problemas a tiempo.

Esto nos permite ir corrigiendo actitudes o procedimientos en los momentos adecuados, sin esperar a que estas situaciones generen inconvenientes más grandes.

Las personas altamente productivas tienen una comunicación constante y fluida entre sus líderes y equipos.

No se desaniman al recibir crítica constructiva, al contrario, la utilizan para maximizar su manera de trabajar y encontrar mejores prácticas en todas las tareas que realicen.

 

  1. Hacer el trabajo de otros en vez del propio

Aunque pongas en práctica todas las mejores estrategias de productividad que conoces, puede costarte ser productivo si trabajas en tareas que realmente no te  corresponden.

Es muy importante reconocer que solo la motivación intrínseca nos hará productivos en el largo plazo. Solamente cuando trabajemos en tareas que realmente nos apasionan de manera profunda, estaremos totalmente comprometidos con nuestro trabajo.

  1. Creen que ya saben lo suficiente

Las personas altamente productivas tienen un deseo constante de aprender. Ya sea leer libros, artículos o tomar clases de algo nuevo, las personas exitosas están continuamente aprendiendo y educándose.

Mantener tu mente activa te ayudará a resolver obstáculos de una manera más eficiente, permitiéndote ser más productivo y mejor en resolver problemas.

Así que ya lo sabes, para aumentar tu productividad pon en práctica los siguientes consejos:

 

  • Enfócate en tus tareas dividiendo tu tiempo en segmentos cortos y sin distracciones

     

  • Crea un ambiente de retroalimentación constante con tu equipo para encontrar puntos de mejora y ser más eficientes en el uso del tiempo

     

  • Trata de enfocarte y buscar las áreas y trabajos en los cuales puedas explotar tu talento

     

  • Busca estar constantemente aprendiendo cosas nuevas que puedas aplicar en tu vida profesional y personal.

“Nada es especialmente difícil si lo divides en pequeños trabajos”

– Henry Ford

 

Maria Tabush

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