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Gestión de Personal

El flujo de inducción perfecto

¿Sabías que el 22% de las empresas no tienen un proceso formal de inducción? No es sorpresa que el 88% de los colaboradores creen que sus organizaciones hacen un mal trabajo al llevar a cabo su inducción. Es una lástima. Por el contrario, cuando una empresa tiene un flujo de inducción efectivo y bien estructurado, la retención de colaboradores aumenta en un 82% y los niveles de productividad en más del 70%. Digamos que es incentivo suficiente para crear un flujo de inducción bien pensado.

Para muchos, este tema lleva a una pregunta importante: ¿Cuál es la manera correcta de hacer una inducción? Creemos que hay muchas formas correctas de hacerlo, siempre y cuando se comience por definir una motivación clara, reflexionar sobre la trayectoria del colaborador y por designar tareas a los involucrados.

En este artículo te guiaremos a través de todos los pasos necesarios para crear un flujo de inducción coherente y exitoso. 

Comencemos con el “por qué”

En este primer paso, puedes definir el “por qué” de tu organización, o los valores de la empresa que deseas representar en la inducción. Es importante ser transparente sobre la misión y visión de la empresa. Toma en cuenta que no quieres presentar una realidad diferente a la que presentaste en el proceso de contratación, en el proceso de inducción. Para llevar esto a cabo comienza preguntándote cuál es la intención real de crear una experiencia de inducción, y qué deseas que el colaborador se lleve de la misma. Algunos ejemplos incluyen: 

  • Ayudar al nuevo colaborador a sentirse bienvenido y comprometido
  • Construir y una cultura organizacional sólida
  • Poner a los colaboradores al día y desempeñándose en su máxima capacidad rápidamente
  • Asegurarse de representar lo que se predicó durante el proceso de contratación

Durante el proceso de inducción, cobrará vida este “por que”, y vas a necesitar a ciertos involucrados clave para que participen y contribuyan a lograrlo. En lo que resta de este artículo, haremos referencia a cuatro jugadores clave que tienen un papel crítico en la creación de un flujo de inducción coherente. Estos son: 

  • Gerente de Recursos Humanos
  • Jefe del nuevo colaborador
  • Compañero de trabajo guía
  • Colaborador nuevo

A medida que evalúas y desarrollas tu propio flujo, puede que necesites el involucramiento de más personas, siéntete libre de ajustar y adaptarlo como sea más apropiado para tu organización. 

Ahora que hemos aclarado el requisito previo, vamos a sumergirnos en el flujo de inducción. 

 

Flujo de inducción

Pre-inducción

Ayuda a tus colaboradores a estar comprometidos con la empresa desde antes de que comiencen a trabajar oficialmente, esto comienza con un proceso previo a la inducción. Hay tres pasos clave que debes seguir una vez tengas el contrato del nuevo colaborador, y te estés preparando para incorporarlo a su equipo. 

1. Mandar un mensaje de bienvenida

El gerente debería mandarlo aproximadamente una semana antes de la fecha de inicio del colaborador. Debe expresarle lo emocionados que están de tenerlo como parte del equipo. También es un paso fundamental para cultivar una relación importante entre el gerente y el colaborador. 

2. Crear un video de “conoce al equipo”

Durante el proceso de contratación, los nuevos colaboradores esperan recibir comunicación por medio de videos. Usa esta expectativa a tu favor y apoyate en esta herramienta creando un video de tu equipo. La mejor parte de esto es que puede ser informal y se puede hacer de manera sencilla. En general, esto ayuda a los colaboradores a familiarizarse con todas las caras que conocerán pronto. 

3. Preparar la información práctica

Ten lista la información para dejar claro lo que el nuevo colaborador puede esperar durante sus primeras semanas o meses. Comparte con ellos el horario de su primer día y otra información relevante que pueden necesitar (por ejemplo: cómo registrar sus horas de trabajo, como reservar una sala para reuniones, donde encontrar el kit de emergencia, etc.). En este paso, el gerente también debe preparar una lista de personas con quienes el nuevo ingreso debe coordinar una reunión individual en las siguientes semanas. Desarrollar esta lista facilita la frustración de tener que conocer a muchos compañeros de trabajo al mismo tiempo. 

Inducción

1. Tour de bienvenida en el primer día

Asignarle un compañero al nuevo colaborador en el proceso de inducción es una manera efectiva de ayudarlo a adaptarse a la cultura de la empresa y hacer el proceso más fácil (estudios muestran que el 80% de las empresas hacen esto). En el primer día de trabajo, permite que su compañero le de un pequeño tour. Permite que le enseñe las cosas divertidas y casuales como el café y el almuerzo, y también las cosas prácticas como donde imprimir y obtener suministros. 

2. Preparar la capacitación inicial

En la primera semana, el gerente de Recursos Humanos debe ayudar a preparar el equipo necesario para que el nuevo colaborador pueda comenzar a trabajar. También es el momento de comenzar con las capacitaciones macro sobre productos, procesos, colaboraciones interdepartamentales y otros. Otra manera excelente de transmitir el conocimiento es establecer puntos de contacto en persona con alguien de cada departamento, para que el colaborador pueda reunirse y entender cómo su rol impactará otras áreas del negocio a parte de su enfoque. 

3. Capacitación profunda

Establece un proceso que puedan seguir para conocer a profundidad todos los aspectos de la empresa. Ayúdalos a sumergirse en todo lo que necesitan aprender para ser exitosos, proveyéndoles micro aprendizajes y capacitaciones para mayor retención. En general, aprender por cantidades pequeñas (menos de 15 minutos por lección) ayuda a los colaboradores a retener información 20% más y mejora el compromiso en un 50%. Replantea tus capacitaciones en lecciones más pequeñas y cortas. 

 

Continuación de la Inducción

Darle seguimiento a la inducción es importante porque usualmente le lleva 8 meses a un nuevo colaborador alcanzar un nivel completo de productividad. Por eso, algunos de los mejores programas de inducción van más allá de solo la primera semana, y se centran en desarrollar la trayectoria del nuevo colaborador hasta por un año. Sigue a los líderes y haz lo mismo. Dos puntos críticos de desarrollar la trayectoria más allá de 90 días es enfocarse en preparar reuniones uno a uno de los colaboradores con sus jefes y otros compañeros de trabajo. 

1. Reuniones uno a uno con los jefes

Los colaboradores necesitan retroalimentación. Siéntate con los colaboradores en la primera semana y programa reuniones uno a uno en los siguientes meses para dar retroalimentación, demostrar tu aprecio y discutir sus oportunidades de crecimiento. Es importante que mantengas estas reuniones con tu nuevo colaborador. Este es un factor crítico para ver resultados positivos de la inducción a largo plazo. El 72% de los colaboradores dicen que las reuniones uno a uno con su jefe directo fueron la parte más importante de su proceso de inducción. En general, se sabe que cuando un colaborador tiene una buena relación con su jefe, es 56% menos probable que renuncie por un trabajo diferente, aún si el trabajo le ofrece un aumento del 10%. Usa estas reuniones uno a uno para construir relacion fuertes y duraderas con los colaboradores, desde el momento que entran a la empresa.  

2. Reuniones uno a uno con los compañeros

Los jefes pueden ayudar a agendar reuniones entre los nuevos colaboradores y sus compañeros de equipo. Esto no solo mejora la cultura organizacional, sino también incentiva a los colaboradores a compartir sus conocimientos y colaborar más seguido. El 33% del proceso de inducción productivo se integran en un elemento de red social. Fomentar estas sesiones informativas o almuerzos casuales vale mucho más de lo que parece. 

 

Tips para los involucrados

Los colaboradores quieren sentir como que lo que hacen realmente importa. Mientras más inviertas en tu proceso de inducción, más comprometidos, productivos y colaborativos serán tus trabajadores, y será menos probable que renuncien a su puesto. Pero, esto todo depende de qué tan alineados están tu puntos de venta a la realidad de la empresa. Mantente fiel a lo que puedes proporcionar, y si hay algo que no has logrado aún, intenta distinguir entre a dónde se encuentra la empresa y hacia dónde va. 

Recuerda, las tasas de rotación son indicadores directos de las tasas de compromiso. Permite que ese sea tu punto de referencia e invierte más en la experiencia de inducción de tus colaboradores para mantener el interés y compromiso desde el momento en el que firman su contrato de trabajo. 

Aquí hay algunos consejos para los principales involucrados: 

  • Gerente de Recursos Humanos

Si quieres mantener a tus nuevos colaboradores, tienes que mantener las promesas que les hiciste durante el proceso de reclutamiento. 

  • Compañero de trabajo guía

Eres la net de seguridad del nuevo colaborador. Aprovecha el hecho de que conoces bien la empresa para presentar al nuevo colaborador a otros compañeros, y ser la mejor guía que pueda tener en su primer día. 

  • Jefe del nuevo colaborador

Aprovecha la emoción que tiene tu colaborador guiándolo por la empresa. Establece una lista de personas para que el nuevo colaborador se reúna con ellas y establece conexiones clave para que estén siempre informados.  

Crea tu propio flujo de inducción

Ahora sabes lo importante que es tener un proceso de inducción efectivo. Las estadísticas muestran que el 69% de los colaboradores tienen más probabilidades de permanecer en una empresa durante 3 años si tuvieron una excelente inducción. Como recordatorio y resumiendo los pasos anteriores, un flujo exitoso de inducción incluye 4 elementos clave:

  • Establecer un proceso de pre-inducción
  • Asignar un compañero para la inducción
  • Dividir las capacitaciones en módulos pequeños
  • Crea reuniones uno a uno constantes con los gerentes y compañeros de trabajo

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