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Comunicación Interna

9 Tips de Google para el trabajo remoto

Google es una empresa con mucha experiencia en el trabajo remoto, tomando en cuenta que tienen alrededor de 100,000 colaboradores dispersos en aproximadamente 150 ciudades, en más de 50 países

Esta empresa llevó a cabo una encuesta a más de 5000 de sus colaboradores, para evaluar ciertos aspectos del entorno laboral, con el propósito de entender el impacto del trabajo remoto. A raíz de la información que recopilaron, desarrollaron una serie de recomendaciones para poder operar de manera eficiente, a pesar de tener colaboradores dispersos en diferentes ubicaciones. 

Esta guía desarrollada por Google se divide en 3 diferentes ámbitos: el lugar, la gente y las prácticas. Estos son algunas de sus recomendaciones más relevantes para que los equipos puedan “trabajar juntos cuando no están juntos”: 

El Lugar 

Usa las herramientas adecuadas para tus videollamadas

Debes asegurarte que la tecnología, el equipo y las plataformas que estás utilizando te permitan operar de manera productiva. Si vas a tomar una reunión desde tu escritorio, asegúrate que tu cámara, audifonos y microfono funcionen correctamente. Además, puedes agregar una agenda y otros documentos relevantes a tus reuniones virtuales en el calendario. 

Considera las diferencias en horarios

Programar reuniones que funcionen para colaboradores en diferentes ubicaciones puede volverse muy complicado. Es fácil olvidar que muchos se encuentran en zonas horarias diferentes, y complicado mantenerse al tanto del horario de trabajo de otros miembros del equipo. 

Por esto, es muy conveniente habilitar un reloj con diferentes zonas horarias en tu calendario para tomarlo en cuenta cuando mandes invitaciones. Además, si organizas reuniones que se repiten periódicamente, puedes ir rotando el horario para aliviar la carga de tener que conectarse a reuniones fuera del horario laboral. 

Crea un espacio de trabajo en casa

Si la diferencia de horarios o la naturaleza de tu puesto requiere que tomes reuniones desde tu casa, crea un pequeño espacio de trabajo en ella. Toma en consideración el equipo que necesitas, la iluminación y el fondo que verán tus compañeros de trabajo.

Las Personas

Socializa con tu equipo

Crea oportunidades para conocer a tus compañeros de equipo que trabajan lejos de ti, justo como lo harías si se sentaran en el escritorio al lado tuyo. Algunas recomendaciones son: 

  • Haz preguntas más personales y abiertas como: “¿Qué hiciste el fin de semana?” en lugar de “¿Cómo estuvo tu fin de semana?”. 
  • Considera tener un chat grupal para compartir sobre cosas ajenas al trabajo. 
  • Escríbele a tus compañeros remotos de vez en cuando para enviarles un mensaje motivador o solo para preguntar cómo están. 
  • Dales un tour virtual de tu espacio de trabajo. 
  • Comparte almuerzos o desayunos virtuales.

Prioriza las reuniones

Las reuniones virtuales pueden ser la única interacción que tendrás con algunos de tus compañeros, así que dales la importancia que merecen aunque el tema a discutir no sea nada urgente. Asegúrate de mantenerte presente durante estas reuniones. Puedes mantener tu cámara encendida y quitarle el silencio a tu micrófono de vez en cuando para validar lo que tus compañeros dicen.  

Da reconocimiento a tus compañeros de equipo

Cuando trabajas de manera remota no es tan fácil darle las gracias a un compañero o reconocer su buen trabajo. Por eso, asegúrate de felicitar a tus compañeros por medio de un mensaje o en las reuniones virtuales cuando la situación lo amerite. 

Las Practicas

Establece normas en tu equipo 

Tener reglas bien definidas permite tener expectativas claras sobre cómo se llevará a cabo el trabajo en equipo. Muchas veces estas normas pueden asumirse, lo que puede provocar malentendidos. Discute, establece y documenta las reglas sobre comunicación y toma de decisiones para el equipo remoto. Estas normas pueden incluir temas como horarios para enviar correos y cada cuanto le darán seguimiento a algún proyecto. 

Utiliza los canales de comunicación adecuados

Hacer uso de un video puede ser mejor para temas más detallados o discusiones sensibles, mientras que un mensaje corto es excelente para dejar claros temas simples. No utilices mensajes cuando un formato más profundo es necesario, y no fuerces una reunión virtual cuando un correo es suficiente. 

Aprovecha las reuniones

Tener menos oportunidades para reunirte requiere una buena estructura para las reuniones virtuales. Asegúrate de compartir la agenda de la reunión con tiempo, y comenzar las reuniones recapitulando los temas de la anterior. No permitas que la reunión se termine sin haber discutido todos los asuntos en la agenda. 

Estas recomendaciones de Google pueden ser muy útiles para mantener la productividad y una buena comunicación en los equipos remotos. Si quieres conocer más sobre estas políticas de la empresa, puedes encontrar la guía completa aquí:  [Distributed Work @Google Playbooks]